Van toepassing verklaren is stap één
Algemene voorwaarden gelden alleen als ze onderdeel zijn van de afspraak. Daarvoor moet je ze van toepassing verklaren, bijvoorbeeld in je offerte, voordat de overeenkomst tot stand komt. Een verwijzing op de factuur achteraf is meestal te laat.
Stap twee: de ander moet ze kunnen lezen
De wet eist dat je de andere partij een redelijke mogelijkheid geeft om kennis te nemen van je voorwaarden (art. 6:233 sub b BW). Hoe dat moet, staat in art. 6:234 BW. De hoofdregel: je stelt de voorwaarden ter hand vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Simpel gezegd: je stuurt ze mee.
Bij een overeenkomst die langs elektronische weg wordt gesloten, mag je de voorwaarden ook elektronisch beschikbaar stellen, op een manier waarop de ander ze kan opslaan en later kan raadplegen.
Doe je dit niet goed, dan kan de andere partij een beding uit je voorwaarden vernietigen. Dat beding geldt dan niet. Juist de bepalingen waar je op wilt terugvallen, zoals een beperking van je aansprakelijkheid, kunnen zo wegvallen.
Niet iedereen kan zich hierop beroepen
De bescherming is vooral bedoeld voor consumenten en kleinere bedrijven. Grotere ondernemingen kunnen zich in bepaalde gevallen niet op deze vernietigingsgronden beroepen (art. 6:235 BW). Tegenover die partijen sta je dus vaak sterker, maar ga daar niet blind van uit.
Onredelijk bezwarend
Ook als je de voorwaarden netjes hebt meegestuurd, kan een beding worden vernietigd als het onredelijk bezwarend is (art. 6:233 sub a BW). Tegenover consumenten geeft de wet lijsten met bedingen die als onredelijk bezwarend gelden of worden vermoed (art. 6:236 en 6:237 BW).
Allebei voorwaarden: de battle of forms
Verwijs jij in je offerte naar jouw voorwaarden, en verwijst de ander bij zijn akkoord naar de zijne? Dan regelt art. 6:225 lid 3 BW wat er gebeurt: de tweede verwijzing heeft geen werking, tenzij daarin uitdrukkelijk de voorwaarden van de eerste worden afgewezen. Wie het eerst verwijst, wint dus meestal. Bij internationale contracten kunnen andere regels gelden.
Checklist
- Verklaar je voorwaarden van toepassing in je offerte of aanbod.
- Stuur ze mee als bijlage, of geef ze elektronisch zo dat de ander ze kan opslaan.
- Laat de ander bevestigen dat hij ze heeft ontvangen, bijvoorbeeld met een vinkje bij akkoord.
- Wijs de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk af als je dat wilt.
- Laat je voorwaarden af en toe nalopen: werkt je bedrijf nog zoals erin staat?