Twee brieven, twee doelen
In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt, maar ze betekenen niet hetzelfde.
Een ingebrekestelling is een begrip uit de wet. Het is een schriftelijke aanmaning waarin je de ander een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen. Laat hij die termijn verlopen, dan is hij in verzuim (art. 6:82 BW).
Een sommatie is geen wettelijk begrip. Het is een stevige brief waarin je eist dat iemand iets doet of betaalt, vaak met de aankondiging van vervolgstappen. Een goede sommatie is meestal ook een ingebrekestelling.
Waarom verzuim belangrijk is
Pas als de ander in verzuim is, kun je in veel gevallen schadevergoeding eisen of het contract ontbinden. Verzuim is dus vaak de sleutel tot je volgende stap.
Soms is een ingebrekestelling niet nodig en treedt het verzuim vanzelf in. Bijvoorbeeld als er een fatale termijn was afgesproken, of als de ander zelf laat weten dat hij niet zal nakomen (art. 6:83 BW). Bij twijfel stuur je de brief toch: dan sta je sterker.
Wettelijke rente
Over een te late betaling mag je wettelijke rente rekenen. Er zijn twee soorten:
- Wettelijke rente voor consumenten en niet-handelstransacties (art. 6:119 BW). Die loopt vanaf het moment dat de ander in verzuim is.
- Wettelijke handelsrente tussen bedrijven (art. 6:119a BW). Die is hoger en loopt bij een handelstransactie vanaf het einde van de betaaltermijn, zonder dat je eerst een ingebrekestelling hoeft te sturen.
De percentages worden periodiek vastgesteld. Kijk voor het actuele percentage op de website van de overheid.
Incassokosten en de 14-dagenbrief
Wil je bij een consument buitengerechtelijke incassokosten rekenen, dan moet je eerst een aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen na ontvangst. In die brief staat ook welke kosten de consument moet betalen als hij niet op tijd betaalt (art. 6:96 lid 6 BW). Sla je die brief over, dan mag je de kosten niet rekenen.
Tussen bedrijven is die veertiendagenbrief niet verplicht. Wat je dan aan incassokosten mag rekenen, hangt mede af van wat je hebt afgesproken in je contract of algemene voorwaarden. Het loont dus om dat goed te regelen.
Wat zet je in de brief?
- Wie je bent en om welke factuur of afspraak het gaat.
- Wat de ander precies moet doen of betalen, met het bedrag.
- Een concrete en redelijke termijn, met een datum.
- Wat er gebeurt als de termijn verstrijkt: rente, kosten, vervolgstappen.
- Bij een consument: de veertien dagen en de hoogte van de incassokosten.
- Een manier waarop je kunt aantonen dat de brief is ontvangen, zoals mail met ontvangstbevestiging of aangetekende post.