De staffel
De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is wettelijk genormeerd. Over de hoofdsom reken je:
- 15 procent over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40;
- 10 procent over de volgende € 2.500;
- 5 procent over de volgende € 5.000;
- 1 procent over de volgende € 190.000;
- 0,5 procent over het meerdere, tot een maximum van € 6.775 in totaal.
Een factuur van € 10.000 geeft dus € 375 plus € 250 plus € 250, samen € 875. Btw over de incassokosten mag je alleen doorberekenen als je de btw zelf niet kunt verrekenen.
Consumenten: eerst de veertiendagenbrief
Bij een consument mag je pas incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd waarin je de kosten noemt en de schuldenaar nog veertien dagen de tijd geeft om zonder kosten te betalen. Die termijn gaat lopen op de dag na ontvangst van de brief; schrijf dat ook zo op ("binnen veertien dagen na de dag van ontvangst van deze brief"). Een brief met "binnen veertien dagen na dagtekening" is fout en dan vervalt je aanspraak op de kosten.
Bij consumenten mag je ook niet meer rekenen dan de staffel, wat er ook in je voorwaarden staat.
Bedrijven
Tussen bedrijven geldt de staffel als je niets hebt afgesproken. Je mag in je algemene voorwaarden een hogere vergoeding afspreken, bijvoorbeeld vijftien procent met een hoger minimum, maar de rechter kan matigen als de kosten niet in verhouding staan tot het werk dat is gedaan. Een aanmaning vooraf is bij bedrijven niet verplicht; de vaste vergoeding van € 40 voor een te late betaling is dat zelfs zonder enige brief verschuldigd.
Wat niet meetelt
Incassokosten vergoeden het werk om de klant tot betaling te brengen: brieven, telefoontjes, het dossier. De kosten van een procedure vallen er niet onder; daarvoor geldt de proceskostenveroordeling. En rente is iets anders dan incassokosten; die mag je naast elkaar vorderen.
Checklist
- Is de schuldenaar een consument of een bedrijf?
- Bij een consument: is de veertiendagenbrief verstuurd, met de juiste termijn en het juiste bedrag?
- Klopt het bedrag met de staffel, of met wat in je voorwaarden staat?
- Zijn je voorwaarden geldig overeengekomen als je van de staffel afwijkt?